Еда
Для того, чтобы посчитать количество еды вам потребуется меню (то есть персональное предложение) от площадки или кейтеринга с граммовкой блюд.Норма для банкета это от 800 до 1000 грамм на человека. Хлеб, десерт и напитки считаются отдельно.
Если это фуршет, то можно немного меньше, но нужно предупредить гостей о формате мероприятия.
Понять правильно ли вы рассчитали количество еды можно в конце мероприятия по тарелкам (но будет уже поздно). Если в конце праздника они пустые, то был недобор. В идеале на столах должно остаться немного еды.
Позаботьтесь о разнообразии, чтобы у всех был выбор. Не забывайте о вегетарианцах или о тех, кто по каким-либо убеждениям не ест мясо. Хорошо, когда есть минимум два вида горячего – одно мясное и одно рыбное.
Узнайте у подрядчика по питанию за какое время до начала мероприятия вы сможете дозаказать дополнительные порции на случай увеличения количества гостей. Узнав это, вы сможете понять, какой у вас есть резерв и сможете уберечь себя от ненужных трат.
Безалкогольные напитки
Самый минимум - 1 литр на человека. Например, 0,5л воды и 0,5л сока или лимонада. Если позволяет бюджет, то лучше заказать побольше и с запасом. Или предупредить площадку, что вы, вероятно, дозакажете на месте еще напитки, чтобы у них был запас. И попросите персонал обратиться к вам, когда запасы безалкогольных напитков начнут подходить к концу.Алкоголь
Крепкий около 200 мл гостя.Вино 500 мл на одного (250 красного, 250 белого).
Совет: если ограничены в средствах, и нет возможности взять разнообразные вина, берите сухое вино. Оно нравится большинству.
Это минимальный набор! Дальше все зависит от настроя вашей компании :)
Узнайте какой пробковый сбор на площадке. Бывает, что экономнее оплатить его и привести свои напитки. В случае, если вы приносите на мероприятие свой алкоголь, обязательно рассчитайте его количество. Заранее попросите менеджера площадки принять его и охладить. Попросите его не открывать все бутылки сразу, а выносить по мере необходимости.
Важно: создайте неприкосновенный запас, например, 10-15 бутылок. Договоритесь с менеджером, чтобы он позвал вас когда все остальное будет выпито и останется только этот алкоголь. К тому моменту вы точно сможете определить по состоянию гостей стоит ли выносить последнюю порцию алкоголя и если стоит, то в каком количестве.