То, что можете - это само собой. А вот какой будет результат, и как вы сами будете себя чувствовать во время подготовки и самого мероприятия - вот это вопрос. К счастью, уже осталось совсем мало людей, которые не понимают, что организация - это тоже работа, и привлечь профессионала - это очень хорошая идея.
Но обстоятельства бывают разными, и порой нужно организовать мероприятие своими силами, хоть ты в этом и не профессионал.
Итак, с чего начать?
0. Концепция
Это даже не первый пункт, это зародыш. Без этого никуда.Немного про цели и задачи:
Открою тайну - просто дать людям отдохнуть и потанцевать - это уже хорошая задача. Не обязательно придумывать какие-то поражающие своей глубиной и масштабом цели корпоративного развития. Иногда людям правда нужно просто отдохнуть. Имейте это в виду.
Найдите фишку именно вашей компании, подумайте, чем ваши сотрудники отличаются, и главное - чего они сами хотят от этого праздника. Выберете тему и вперёд.
1. То, с чего нужно всегда начинать и заканчивать при планировании мероприятия: пройти его по шагам!
Например: участники приезжают в 18:00, многие из них выехали из дома до обеда, чтобы успеть сюда добраться без пробок. Значит они будут голодны - соответственно, нужен вэлком фуршет или другая возможность перекусить.Далее, если у вас предусмотрен дресс-код, нужна возможность переодеться тем, кто приехал на метро, девушкам переобуться в подходящую обувь и привести себя в порядок (значит, нужно подготовить специальное помещение), далее участники проходят в общий зал - как они рассядутся? По желанию или будет список рассадки? Как они об этом узнают? Как участники узнают о программе мероприятия? И так далее, и так далее до самого завершения программы.
2. Никогда НИКОГДА не экономьте на звуке/свете и звукорежиссёре!
Поверьте, у вас может быть просто фантастическая программа, но если у вас диджей дядя Коля, маломощный проводной микрофон и две колонки-перделки, то всё это идёт коту под хвост. Если нужно сэкономить - найдите хорошего подрядчика по звуку и попросить съездить с вами на площадку. Вы можете напрямую сказать, что у вас ограничен бюджет и попросить проконсультировать по технике - что взять действительно необходимо, а что опционально. Часто бывает, что на площадке уже есть какое-то оборудование и можно добавить несколько позиций к уже имеющемуся. НЕ БОЙТЕСЬ ОЗВУЧИВАТЬ БЮДЖЕТ. И всегда запрашивайте несколько компаний, чтобы понимать порядок цен.
Также не стоить недооценивать силу света (ох как звучит)! Плохой свет - слишком яркий, слишком темный, слишком холодный и так далее - способен испортить любой важный момент.
3. Ведущих в Москве я условно делю на 4 категории:
- бюджетный бюджет (сюда же входит и поющий ведущий): могут брать от 20 до 50К
- норма (от 60-70К до 120К)
- норма, но с былой медийностью, поэтому цены выше (сюда же идут ведущие из предыдущей категории, но владеющие языками) (от 120-150К)
- медийные и очень дорогие (ну тут понятно).
Норма она и есть норма. Ведущих в этой категории полно, чаще всего хорошие.
А вот с третьей категорий нужно быть осторожными - это может быть гениально, а может не оправдать ваших ожиданий, так как такой ведущий может быть очень занят/слишком крут для того чтобы достойно подготовиться к вашему празднику. Поэтому сценарий/предварительные встречи - наши всё.
Важно: если Андрей из отдела логистики шутник от Бога и ему прямая дорога в Камеди Клаб, еще не значит что он хорошо проведет корпоратив (но это вы и так все знаете, я просто шучу :))
4. Меню
На банкете или фуршете важно правильно рассчитать количество еды и напитков, но это отдельная длинная тема, которую я раскрою в следующем посте.
5. Программа и оформление
Если правильно подобрать площадку, то можно сэкономить на оформлении.
Развлечения важная часть любого мероприятия, но если вы и так уже потратились на звук, свет и ведущего, то этого может вполне хватить.
Если не хватает денег на кавер-группу в полном составе, то можно сэкономить и нанять дуэт певица+диджей.
Помните о выполнении райдеров артистов и о том, что им понадобятся помещения.
И еще раз: ПРИ ПОИСКЕ АРТИСТОВ ОЗВУЧИВАЙТЕ БЮДЖЕТ СРАЗУ!
И еще, дружеский совет: ВСЕГДА составляйте ТЗ для фотографа! Об этом поговорим подробно в следующей статье.